Procesos de onboarding en la era digital

Miguel Martín, Business & Development Manager, HR Plus Spain. Madrid, mayo 2021.

¿Qué es un onboarding? ¿Por qué es necesario?

Se conoce por onboarding al proceso de acogida que reciben las personas cuando se incorporan a una organización. Es un momento crítico porque condiciona la forma de sentirse en su trabajo, a la vez que les ayuda a desempeñar con mayor fluidez sus nuevas funciones.

La forma en la que se lleva a cabo el proceso de onboarding refleja muchos aspectos de la organización que lo realiza: estilo de liderazgo, estrategia, comunicación y grado de apertura, nivel de digitalización y potencial tecnológico, importancia de los valores, responsabilidad y compromiso social, integración en sentido amplio, esfuerzos por generar engagement, etc. La acogida es un momento clave en la asociación individuo-empresa y será determinante en la generación positiva del vínculo social y el sentimiento de pertenencia.

Un onboarding debería dar respuestas a cuestiones como, ¿quiénes somos?, ¿qué ofrecemos?, ¿para qué existe nuestra empresa?, ¿dónde estamos?, ¿qué nos diferencia?, ¿cómo estamos organizados y colaboramos?, ¿cómo trabajamos?, ¿qué valoramos?, ¿qué se espera de ti?, ¿hasta dónde puedes llegar?….

El onboarding también explica los cómo, es decir, los procesos de trabajo, las herramientas (equipos y acceso a software) y los aspectos de recursos humanos y seguridad (medidas de conciliación, beneficios sociales, uniformidad, medidas de protección, etc.)

No hacer un onboarding o hacerlo de forma poco cuidada implica graves ineficiencias, que se materializan en pérdidas de productividad ocasionadas por errores y retrasos, accidentes laborales, necesidades ingentes de supervisión de los nuevos trabajadores, elevados índices de rotación, problemas en la retención del talento y de imagen corporativa, factores que todos ellos suponen un elevado coste que la organización debe evitar.

Como refleja el informe Deloitte Insights 2019, muchas empresas están poniendo el foco en políticas de experiencia de empleado, en donde aspectos como el sentimiento de pertenencia, la confianza o las relaciones, son elementos muy valorados por los empleados a la hora de decidir dónde desarrollarse profesionalmente. Un buen plan de acogida también contribuye a reforzar estos aspectos.

No en vano, el primer Barómetro Experiencia de Empleado en España (BEX 2018) que recoge las percepciones de casi ocho mil empleados, plantea la necesidad de ofrecer mayor apoyo, claridad y organización en las incorporaciones a las compañías.

En definitiva, sabemos que los procesos de onboarding permiten “enchufar” antes a las personas en las empresas, generando experiencias positivas y ahorrando costes, ¿necesitamos más razones?

Plan de acogida en la era digital

Una derivada de la transformación digital es la proliferación tecnológica en los procesos de acogida a los nuevos empleados. El uso cada vez más extendido de APP virtuales están ocupando espacios que tradicionalmente eran 100% off line: visitas y charlas de bienvenida, valores e historia de la compañía y una infinidad de iniciativas, donde el elemento presencial era requisito sine qua non.

En esta migración a la senda digital, muchas empresas se encuentran repensando y redefiniendo sus procesos de acogida y explorando las ventajas que los entornos virtuales pueden ofrecer.

Una de las ventajas es que la tecnología permite la asincronía, aunque sea parcial, de los procesos de acogida, desocupando tiempos de las personas y áreas clave que, en la mayoría de empresas, sobre todos aquellas con estructuras más reducidas, les resulta muy gravoso liberar.

El trabajo de repensar y ordenar los procesos de acogida para utilizar las aplicaciones digitales, está contribuyendo a resolver algunas de las asignaturas pendientes que arrastraban los propios procesos. La mayoría de las personas que hemos tenido la suerte de pasar por un proceso de bienvenida, hemos podido sentirnos abrumadas por la cantidad de inputs nuevos a procesar y también hemos podido experimentar cierta dispersión, que nos hace perder el foco de los aspectos que son realmente importantes, ya que “todo es lo más importante”.

En otras ocasiones, los solapamientos o incluso falta de coherencia en los mensajes recibidos, daban lugar entre los sufridos “nuevos” a pensamientos del tipo: “me están contando lo mismo otra vez” “eso ya lo ha dicho” “¿pero no era al revés?” “se nota que tiene prisa por acabar…”

Utilizar las aplicaciones digitales mejora los procesos de acogida. El trabajo de priorizar y ordenar la información seleccionando las acciones realmente necesarias en los primeros pasos de las nuevas incorporaciones, es una mejora per se en el proceso. Me llama la atención que el “factor digital” parece volvernos también más meticulosos. Aunque parezca paradójico, nos da pánico pensar que una persona pueda hacer off en un entorno virtual y no tanto el que sus neuronas hagan off cuando están “cautivas” en una sala de reuniones.

El mundo virtual también nos abre un amplio abanico de posibilidades para la personalización de las experiencias, pudiendo adaptar el onboarding al rol, localización, área o situación de las personas, sin tener que hacer más costoso el proceso. A los receptores también les permite modular y elegir el momento más adecuado, generando procesos de acogida más flexibles y adaptados.

El momento que vivimos con el auge del teletrabajo o las restricciones a la movilidad, junto a otros factores como la temporalidad o los altos índices de rotación de algunos sectores, hacen que la base digital para procesos de acogida, se torne más necesaria que cómoda en estos momentos.

Más allá de los canales y herramientas, deberíamos poner foco en generar procesos sencillos y atractivos que inviten a las personas a hacerlos porque realmente les aporte un valor y no tanto porque se sientan controlados. Aprovechemos la senda digital, para repensar el proceso de acogida poniéndonos en la piel de las personas que se incorporan.

HR Plus Onboarding

Aplicaciones como HR_Plus Onboarding de HiTeach, están pensadas y diseñadas para acompañar a las organizaciones en este proceso. Testada en empresas de ámbito internacional como Align Technologies o Intercontinental Hotels y en la administración pública, ofrece respuestas sencillas y bien valoradas por los empleados.

HR Plus Onboarding ya está disponible en España, con características que mejoran la trazabilidad del proceso y la experiencia del usuario. Destacan la sencillez e inmediatez de la solución: todo se encuentra desde el móvil a dos clics, de un vistazo se comprueba el status y acciones pendientes, dotando al usuario de gran autonomía y flexibilidad.

HR Plus Onboarding no necesita un manual de uso, se gestiona tras un breve adiestramiento y es realmente sencillo e intuitivo añadir usuarios, crear un itinerario o añadir/asignar un contenido. La monitorización del proceso es ágil y conjuga tanto acciones virtuales como analógicas. La puesta en producción dura apenas dos semanas con tarifas realmente competitivas.

HR Plus Onboarding es una solución viva que HiTeach mejora y actualiza permanentemente, poniendo las mejoras a disposición de sus clientes a coste cero. Conoce nuestra aplicación y solicita una demo aqui